Produtividade Para Multipotenciais: Organize Seu Tempo e Priorize Seus Projetos (+Apostila)

Tempo de leitura: 15 minutos

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Sabendo que você é multipotencial tenho certeza que tem muitos sonhos, ideias e projetos que gostaria de realizar, não é mesmo? Tem também vários assuntos que te interessam e que você gostaria de estudar, certo? Mas, e o tempo para fazer tudo isso?
Nesse artigo, você vai ler sobre atitudes que, se incluir na sua vida e rotina, vão te ajudar a ter “mais tempo” para fazer o que é realmente importante para você, para abraçar todas as suas paixões e desenvolver seus muito talentos.
Ser mais produtivo é realizar mais em menos tempo. Então, você também vai ler dicas de métodos, ferramentas e aplicativos para aumentar seu foco e sua produtividade.
E a grande dificuldade dos multipotenciais: priorizar projetos. Por onde começar se você quer fazer tanta coisa? Neste artigo, e de forma mais aprofundada, na “Apostila de Produtividade para Multipotenciais”, você terá exercícios para priorizar seus projetos e finalmente decidir por qual deles começar.

apostila de produtividade

Os exercícios sugeridos em cada tópico estão disponíveis para download e impressão nessa apostila, por isso, não deixe de baixar. É gratuito!

Agora vamos às atitudes que você precisa incluir na sua vida e no seu dia a dia para ser um multipotencial produtivo, que estuda sobre todas suas áreas de interesse e coloca vários projetos em ação.

SAIBA O QUE VOCÊ QUER

Multipotenciais têm dificuldade em gerar clareza sobre o que querem fazer, pois querem fazer muitas coisas e acabam paralisados. E a regra número um para ser mais produtivo e realizar mais em menos tempo é ter clareza sobre os objetivos que se quer atingir. Por isso, esse é um ponto muito sensível para quem é multipotencial.
Você precisa buscar clareza sobre o que quer. Mesmo que você queira fazer várias coisas e mesmo que elas pareçam não ter conexão nenhuma entre si. Comece listando tudo o que você deseja fazer, aprender, quais projetos quer realizar, em quais áreas quer trabalhar. Anote tudo que passar pela sua cabeça, sem deixar nada de fora.
Mesmo um multipotencial tem áreas de interesse definidas e projetos específicos que gostaria de colocar em prática. Então, o primeiro passo é identificar tudo isso. Sem julgamentos.
Se você ama fazer algo ou se sente atraído por alguma área ou projeto, é porque tem um talento para isso ou mesmo precisa desenvolver uma habilidade que só será desenvolvida se você seguir esse interesse. Por isso, acredite na sua intuição.

 

multitarefa

O MITO DE SER MULTITAREFA

Existe essa noção de que fazer várias atividades e tarefas ao mesmo tempo é algo positivo, que aumenta nossa agilidade e nos faz produzir mais. Mas, na verdade, não poderíamos estar mais errados quando pensamos que essa é a melhor forma de trabalhar.
Ser multitarefa diminui a produtividade e a eficiência. Ou seja, você gasta mais tempo para realizar as tarefas simultaneamente do que gastaria se focasse em uma por vez.
Há diversos estudos que concluíram que nossos cérebro não foi feito para realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Earl Miller, neurocientista do MIT, afirma que “não fomos feitos para ser bons em multitarefa… quando as pessoas pensam que estão sendo multitarefa, estão na verdade mudando de uma tarefa para outra muito rapidamente. E cada vez que fazem isso, há um custo cognitivo”.
Realizar muitas tarefas ao mesmo tempo faz com que seja mais difícil organizar os pensamentos e filtrar informações, reduz a eficiência e a qualidade do nosso trabalho. Além disso, aumenta a produção de cortisol, o hormônio do estresse, e nos deixa mentalmente cansados, mesmo que o dia tenha acabado de começar.
Então, se você tem o hábito de fazer isso, procure mudar esse padrão de comportamento e passe a focar em uma tarefa por vez.
Ser multipotencial é diferente de ser multitarefa. A multipotencialidade envolve ter vários talentos, interesses, paixões, gostar de aprender coisas novas e sobre diversos assuntos. Mas isso não quer dizer que você precise fazer tudo ao mesmo tempo. Inclusive, isso é humanamente impossível. Então, um multipotencial deve seguir suas muitas paixões e talentos sim, mas focando em uma tarefa de cada vez.
Você pode se envolver em vários objetivos e projetos ao mesmo tempo, apenas não vai poder fazer tudo simultaneamente. Quando estiver realizando uma tarefa de algum desses projetos, o ideal é focar sua atenção exclusiva para ela. Assim, o seu trabalho terá mais qualidade e você será mais produtivo e eficiente.

 

foco para multipotenciais

DICAS PARA MELHORAR SEU FOCO

Agora você já sabe que o foco é essencial para concluir tarefas com mais agilidade e qualidade. Mas como manter a concentração nesse mundo cheio de informações e estímulos em que vivemos?
Aqui vão algumas dicas para eliminar distrações e manter a concentração em uma tarefa por vez no seu dia a dia:
  • Limite seu tempo em redes sociais. Se o seu trabalho não exigir que você fique o tempo todo nelas, fuja dos feeds intermináveis e imponha um limite ao tempo que você gasta em mídias sociais. Fazendo apenas isso você já vai “ganhar” alguns minutos ou mesmo horas no seu dia.
  • Quando estiver trabalhando e utilizando a internet, procure deixar o mínimo de abas abertas em seu navegador. Isso vai evitar que você se distraia ou se sinta sobrecarregado de informações.
  • Desabilite as notificações das mídias sociais, do whatsapp e mensagens quando estiver trabalhando. É impossível focar em uma tarefa quando temos várias notificações piscando a todo momento e roubando nossa atenção. Temos força de vontade para ignorar as primeiras notificações, mas após algum tempo, acabamos interrompendo a tarefa para olhar a origem da notificação. Por isso, nesse caso, é melhor deixar tudo desabilitado.
  • Uma pesquisa da McKinsey revelou que o trabalhador passa, em média, 28% da semana de trabalho lendo e respondendo e-mails. Não caia nessa armadilha. Tenha horários pré-definidos para se dedicar ao seu e-mail. Limite seu tempo para checar e-mails a 3 vezes por dia. E sempre tome uma ação após ler as mensagens: responda, delete, arquive para referência futura ou coloque um lembrete para uma data específica. Ler o e-mail e deixar a mensagem em sua caixa de entrada vai gerar um retrabalho de ler essa mensagem novamente no futuro.
  • Medite. A meditação reduz o estresse, aumenta o bem estar, melhora seus relacionamentos e, principalmente, aumenta o foco e a concentração. Pesquisas indicam que meditar melhora a cognição e a sua habilidade de realizar tarefas que necessitam de foco. Leia aqui tudo sobre começar a meditar e como a meditação pode melhorar sua vida (em inglês).
planejamento

PLANEJAMENTO É TUDO

Separar um tempo na sua agenda para planejar seu ano, seu mês, sua semana e seu dia é essencial para melhorar sua produtividade.
Uma pessoa produtiva e realizadora cumpre as tarefas que são realmente importantes e não foca apenas naquelas que são urgentes. Para conseguir fazer isso, é necessário ter clareza dos objetivos que quer alcançar e dos projetos que quer realizar. E ter um plano bem detalhado de quais são as atividades, hábitos e tarefas necessários para alcançar o que se quer.
Por isso, planeje as suas atividades e mantenha seu foco em realizar aquilo que realmente vai fazer diferença na sua vida. Uma boa técnica é a lista dos 3 objetivos por dia. Quando você já tiver uma ideia clara do que precisa realizar no mês e nas semanas para atingir seus objetivos, você deve escolher as 3 tarefas mais importantes e que precisam ser concluídas no seu dia.
O ideal é planejar o dia seguinte na noite anterior. E identificar as tarefas que, ao serem realizadas naquele dia, vão te deixar mais próximo das suas metas e realização dos seus projetos, todos os dias. Assim, o que é produtivo é priorizado e você não fica apenas fazendo o que é urgente.
Esses 3 itens precisam ser realistas, ou seja, você não pode esperar finalizar um projeto inteiro em um dia só. Mas ao mesmo tempo, eles precisam te desafiar e te motivar. Foque o máximo que puder da sua energia nessas tarefas que você identificou e, no tempo que sobrar, vá finalizando aquelas tarefas que não são essenciais para seus objetivos, mas que precisam ser concluídas mesmo assim.

COMO SABER POR QUAL OBJETIVO OU PROJETO COMEÇAR?

Você é multipotencial e tem dificuldade de focar em uma coisa só e escolher apenas um projeto ou objetivo para iniciar. São tantas coisas que você não sabe por onde começar e acaba paralisado e deixando de ir atrás de qualquer um dos objetivos, o que gera muita frustração e culpa.
Você precisa ter em mente que, ao escolher um dos objetivos que quer alcançar ou projetos que quer realizar, você não estará negando todos os outros. Não quer dizer que você nunca vai fazer aquilo que teve que “deixar para trás” momentaneamente. Você pode deixar agendado com você mesmo, que vai começar a buscar o novo objetivo assim que concluir o primeiro. Ou quando a carga de trabalho e foco necessários para ele se concretizar começarem a diminuir. E só essa aceitação já diminui muito a ansiedade no momento da escolha.
Você pode iniciar projetos e objetivos simultaneamente. As dicas contidas nesse artigo, inclusive, buscam te ajudar a gerir mais de um projeto ao mesmo tempo. É difícil para quem é multipotencial fazer uma coisa de cada vez, então escolha algumas e vá com tudo.
Para saber qual projeto, ideia ou aprendizado priorizar, voltamos ao primeiro tópico: saber o que você quer. Você precisa ter bem claro, por escrito mesmo, tudo o que quer realizar. Também é importante visualizar o que você espera para os próximos anos, onde quer estar, com quem e quais atividades estará realizando. Esse tipo de projeção pode mudar, mas é bom ter um norte.
Por exemplo, você pode não saber ainda que caminho quer seguir, mas tem ideia de que quer trabalhar de casa, ou morar fora do país, ou estar em uma grande empresa. Talvez você não saiba que negócio quer iniciar, em qual país quer morar ou em qual empresa trabalhar. Mas esse tipo de direcionamento já te ajuda a priorizar os projetos, ideias e aprendizados que vão te deixar mais próximo da sua projeção.
Para cada objetivo que você listar, dê notas de 0 a 10 para o quanto ele está de acordo com sua visão, para o impacto que ele vai gerar na sua vida e na de outras pessoas e para a importância que ele tem para sua realização pessoal. Some os pontos e veja quais são os objetivos com as maiores pontuações. Dessa forma, você vai conseguir identificar os 5 objetivos mais importantes para você no momento e pode começar a colocar a mão na massa!
Todo esse processo, de forma mais detalhada, está na “Apostila de Produtividade para Multipotenciais”, que você pode baixar gratuitamente. Nela está disponível um passo a passo de como priorizar seus objetivos e como planejar para tornar cada um deles realidade.

 

apostila de produtividade


Para finalizar, deixo para você uma lista de métodos, ferramentas e aplicativos. Alguns que já usei e outros que ainda uso para organizar meus projetos, melhorar a produtividade e concluir tarefas com eficiência.

6 MÉTODOS, FERRAMENTAS E APLICATIVOS PARA AJUDAR NESSA JORNADA

1. Método GTD

GTD é a abreviação de Getting Things Done, nome do livro de David Allen, que explica esse método para aumento de produtividade e organização. O objetivo principal é “esvaziar a sua mente” para aliviar todo o estresse acumulado por tanta informação.
Resumindo, você precisa de um lugar confiável para anotar todas as suas tarefas e tudo que você lembrar que precisa fazer. Pode ser um caderno ou um aplicativo, o que importa é que toda tarefa, ideia ou projeto que você tenha esteja anotado. Assim, você não fica dependendo só da memória para saber o que precisa fazer, que é um dos fatores que geram mais estresse.
Uma vez por semana, você deve revisar tudo o que anotou e dividir em categorias. O que você pode fazer agora, o que irá delegar, o que vai esperar para fazer pois depende de outra pessoa e o que precisa ser agendado para ser concluído. O autor também sugere outros tipos de categorias como o que precisa ser feito em casa, no computador, na rua ou no supermercado. Com isso, você sempre saberá quais são as tarefas importantes que precisa concluir.
Se você tem interesse em se aprofundar sobre esse método, leia o livro “A Arte de Fazer Acontecer” (título em português).

2. Evernote

EvernoteO Evernote é uma ferramenta onde você pode criar notas e projetos, fazer listas de tarefas e anotar lembretes. Ótimo para auxiliar na aplicação do método GTD. Você pode instalar o programa no computador e também baixar o aplicativo no celular ou tablet. Todas as informações ficam sincronizadas em todos os seus dispositivos.
O Evernote está disponível para Android e IOS e você pode usar a versão gratuita ou a versão paga, que tem algumas funcionalidades extras.

3. Wunderlist

WunderlistO Wunderlist é outra ferramenta que possibilita a criação de listas de tarefas e pode ser usada no computador, smartphone e tablet. Também sincroniza as informações em todos os seus dispositivos, tem uma versão gratuita e uma paga e está disponível para Android e IOS.
Você pode compartilhar suas listas com outros usuários, colocar lembretes em suas tarefas para que não perca nenhum prazo ou evento e também pode adicionar hashtags para dar contexto às suas tarefas (como por exemplo, #ProjetoX ou #Supermercado).

4. Kanban Flow

Kanban FlowO quadro do Kanban dá uma visão geral da sua situação de trabalho em um determinado projeto. As tarefas são organizadas em 4 colunas: para fazer, fazer hoje, em progresso e feito. No quadro, aparecem tarefas de vários projetos, sendo cada cor referente a um diferente. Assim, o Kanban Flow é um gerenciador de projetos online.
Você também pode dividir suas tarefas em subtarefas e aí checar o progresso de quanto falta pra finalizar a tarefa principal. Além disso, essa ferramenta disponibiliza um cronômetro para utilização da Técnica Pomodoro (veja a seguir) na realização das tarefas.
O site é em inglês e você pode usar a versão gratuita e a versão premium, que é paga e tem mais funcionalidades.

5. Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo e trabalho desenvolvido por Francesco Cirillo. Ele é baseado na ideia de que pausas frequentes são boas para o cérebro e aumentam a agilidade, concentração e produtividade.
Para usar essa técnica você deve escolher a tarefa que quer executar, ajustar um alarme para 25 minutos e trabalhar concentradamente na tarefa até que o alarme toque. Em seguida, faça uma pausa curta, de 3 a 5 minutos. Na quarta vez, você deve fazer uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos.
Essa técnica chama-se Pomodoro porque seu criador se inspirou nos cronômetros de cozinha em formato de tomate (pomodoro, em italiano).

6. Video Speed Controller

Video SpeedEsta é uma extensão para o navegador Google Chrome. Quando você a instala, todos os vídeos que abrir no navegador terão a opção de serem acelerados ou vistos mais lentamente, através de um indicador de velocidade no topo esquerdo do vídeo. A ideia é que você possa consumir conteúdo audiovisual mais rapidamente, acelerando as gravações. Assim, você poderá ver mais vídeos em menos tempo.
No Youtube, também é possível acelerar o velocidade dos vídeos, porém, com menos opções de velocidade que o Video Speed Controller. Basta clicar em Settings, Speed e aumentar a velocidade para 1.25, 1.5 ou 2x mais rápido.

 

apostila de produtividade

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O que achou dessas dicas de produtividade e priorização de projetos? Nos conte nos comentários!

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8 Comentários


  1. Amei as dicas Rê! Obrigada pela partilha. Com certeza colocarei em prática.

    Responder

    1. Oi Andreza! Obrigada pelo comentário!
      Fico muito feliz que tenha gostado.

      Responder

  2. Olá Renata,

    Gosto muito do assunto produtividade e já vi muita gente condenando a multipotencialidade ao se tratar do assunto. Seu artigo veio provar o contrário, que as duas coisas juntas são perfeitamente possíveis e ainda mostrou os passos necessários para isso.

    Parabéns pelo excelente artigo! Grande abraço e muito sucesso a você!

    Responder

    1. Oi Fabio!
      Que bom que consegui mostrar e deixar registrado que podemos ser multipotenciais e também produtivos.
      Muito obrigada!
      Abraço e sucesso para você também!

      Responder

  3. Muito obrigada pelas dicas…agora já tenho uma direção…?
    Resta tentar colocar tudo em prática rs mas como vc disse: um passo de cada vez…???

    Responder

    1. Oi Daniele! Que bom que gostou das dicas 😀
      É isso aí, com um passo de cada vez vamos construindo tudo que queremos.

      Responder

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